Analisis SWOT

oleh: H. Erwan Kurtubi, Drs., M.M.

Batasan

Analisis SWOT (Strengths-Weaknesses-Opportunities-Threats) atau bila di-Indonesiakan adalah analisis terhadap Kekuatan, Kelemahan, Kesempatan, dan Ancaman.

Ilustrasi :

Ada banyak hal yang harus disiapkan, diperhatikan dan dilakukan ketika anda diamanahkan sebagi kordinator konsumsi yang ingin membuat dan menyajikan pisang goreng pada suatu rapat di kentor atau di rumah, misalnya. Tentu dalam hal ini yang utama dan terutama bagi anda adalah memahami dengan baik prosedur yang harus dilakukan. Jika proses membuat pisang goreng telah demikian jelas dalam visualisasi anda, maka hal lain yang harus anda perhatikan nantinya adalah manajemen waktu, tempat yang kondusif, dan peralatan apa yang digunakan sampai siapa teman yang akan anda libatkan bekerja sudah harus menjadi bagian dari manajemen anda.

Mengefisienkan waktu, tempat, peralatan dan teman team adalah langkah strategis untuk sebuah evaluasi dari proses kerja nyata nantinya. Selanjutnya, himpunlah kekuatan, berapa dana yang tersedia, siapkan perlengkapan yang dibutuhkan, tenaga kerja yang berpengalaman membuat pisang goreng dan hal-hal lainnya dibutuhkan. Tangkap peluang informasi yang akurat bahwa di pasar A sedang dijual pisang berbagai jenis, besar-besar dan segar, bagaimana ciri pisang yang baik, minyak goreng yang bermutu, serta tepung terigu yang berkualitas. Kemampuan memanfaatkan dan memaksimalkan kekuatan yang ada serta menangkap peluang terbuka di depan mata adalah tindakan agresif positif untuk membuat dan menyajikan pisang goreng yang berkualitas nantinya.

Dari ilustrasi sederhana ini, mengantarkan kita pada sebuah pemahaman bahwa ternyata dalam rangkaian aktivitas kita yang sangat-sangat sederhana sekalipun perlu memahami apa yang kami tuliskan berikut ini.

PROSES MANAJEMEN STRATEGIS adalah sebuah proses yang mencakup perencanaan strategis, pelaksanaan atau penerapan dan evaluasi.

Tahap ini ditempuh setelah anda mampu memvisualisasikan apa yang akan anda lakukan atau apa yang menjadi visi lembaga. Anda ingin makan dan menyajikan pisang goreng bukan? Itu adalah visi. Maka buat dan tuliskanlah flow chart (langkah-langkah) yang detail untuk itu, semakin detail semakin bagus sehingga siapapun yang akan terlibat membantu anda akan memahami dengan baik proses apa yang harus dijalankannya.

ANALISIS adalah suatu kegiatan untuk memahami seluruh informasi yang terdapat pada suatu kasus, mengetahui isu apa yang sedang terjadi, dan memutuskan tindakan apa yang harus segera dilakukan untuk memecahkan masalah.

Setiap proses yang telah anda susun harus dianalisis dengan baik agar prosesnya bukan hanya sekedar terlaksana tapi menunjukkan profesionalisme team dalam menjalankannya.

ANALISIS SWOT ini adalah suatu bentuk analisis situasi dengan mengidentifikasi berbagai faktor secara sistematis terhadap kekuatan-kekuatan (Strengths) dan kelemahan-kelemahan (Weaknesses) suatu lembaga atau organisasi dan kesempatan-kesempatan (Opportunities) serta ancaman-ancaman (Threats) dari lingkungan untuk merumuskan strategi organisasi.

Misalnya saja, dalam proses pembuatan pisang goreng. Anda harus menyiapkan segala sesuatu dalam upaya mengantisipasi terjadinya masalah yang bisa menghambat selesainya pisang goreng pada waktu yang ditargetkan. Misalnya saja pisang sudah ada, kompor ok!, alat penggorengan ship!, Loyang berisi air secukupnya bercampur tepung mantap! Yang lainnya beres!. Tapi setelah cek dan ricek, tidak ada pisau sama sekali untuk mengiris dan memotong pisang. Akhirnya banyak proses jadi terhenti karena anda harus membongkar dan mengotak atik dapur lebih dahulu atau berkeliling ke rumah tetangga pinjam pisau atau malah salah seorang anda tugaskan terlebih dahulu pergi ke pasar beli pisau. Ini semesta pembicaraan yang masih sederhana bagaimana halnya bila dalam sebuah lembaga atau organisasi ada satu sistem yang bermasalah. Gawat jadinya!, nah… untuk memudahkan mari kita pilah satu-satu,

KEKUATAN (Strengths) adalah segala hal yang dibutuhkan pada kondisi yang sifatnya internal agar supaya kegiatan-kegiatan organisasi berjalan maksimal. Untuk membuat pisang goreng siapkan tenaga kerja, dana, kompor dan lain sebagainya karena anda yakin itu adalah kekuatan yang dibutuhkan untuk membuat pisang goreng.

KELEMAHAN (Weaknesses) adalah terdapatnya kekurangan pada kondisi internal, akibatnya kegiatan-kegiatan organisasi belum maksimal terlaksana. Misalnya teman-teman yang anda minta membantu membuat pisang gorang tidak berpengalaman untuk itu. Mereka belum bisa berinisiatif karena takut salah. Kompor memang merek terbaru tapi lupa diisi minyak tanah bagaimana bisa dipake? Terus yang mau pergi beli minyak saling tunjuk-tunjuk. Tidak ada sendok panjang untuk menggoreng. Sendok makan juga boleh, karena tidak lihai percikan minyak melukai tangan teman. Ia berteriak sakit dan anda jadi fokus padanya, alhasil pisang goreng jadi hangus, dan lain sebagainya.

KESEMPATAN/PELUANG (Opportunities) adalah faktor-faktor lingkungan luar yang positif. Sebagaimana yang telah kami singgung sebelumnya, di pasar A di jual pisang yang berkualitas baik dan harganya murah. Ibu kita mungkin berpengalaman menggoreng pisang, kenapa tidak bertanya dan menimba ilmu sebanyak-banyaknya bagaimana menyajikan pisang goreng terbaik. Tetangga secretariat anda seorang pengusaha muda yang sangat doyan makan pisang goreng. Nah… antar pisang goreng ala aktivis dakwah ini ke rumahnya sekalian silaturrahmi, basa-basi sedikit bila perlu. Selanjutnya besok-besok insyaallah pengusaha itu akan banyak membantu kemudahan-kemudahan kegiatan dakwah anda di kampus.

ANCAMAN (Threatss) adalah faktor-faktor lingkungan luar yang negatif. Aduh… team yang ke pasar lupa beli minyak tanah, di sekitar sekretariat atau tempat rapat tidak ada kios yang menjual minyak tanah. Ini ancaman pisang tidak jadi digoreng, kembali ke pasar butuh waktu, jaraknya juga jauh, teman mulai melempar kesalahan, pertengkaran kecil pun terjadi. Teman-teman anda belum berpengalaman membuat pisang goreng, anda harus menjelaskan mereka tahap demi tahap, tiba-tiba keluarga menelpon dan anda diminta pulang saat itu juga karena ada masalah keluarga. Anda bingung karena team terus bertanya “Selanjutnya apa kalau pisangnya sudah diiris?”. “Mau dicampur tepung, Airnya setengah ember atau penuh?”. Bahkan ada yang bertanya, “Kulit pisangnya dibuang dimana?”

Jadi SWOT bukan SEWOT adalah indikasi-indikasi yang harus terdata dan terbaca oleh siapapun yang menjadi pelaku organisasi.